AIC Japan Graduate Study · Document System
Complete, বিশ্বাসযোগ্য ও সহজে যাচাইযোগ্য Graduate Application Portfolio তৈরি করুন
Japanese University ও MEXT Route-এর জন্য Academic CV, Recommendation Letter, Transcript, Certificate, Research Evidence এবং Final Submission File নিয়ন্ত্রণের পূর্ণ System।
ধাপ ১ · Control Sheet তৈরি করুন
Required, Conditional ও Supporting Evidence আলাদা করুন
Required
Portal বা Guideline স্পষ্টভাবে চায়। Missing, Late, Unsigned বা ভুলভাবে Issued Evidence Application Incomplete করতে পারে।
Conditional
নির্দিষ্ট Applicant-এর জন্য: Current Student, Employed Applicant, Doctoral Candidate, Art/Music Field, Scholarship Route বা Non-English Document।
Supporting
অনুমোদিত Evidence যা Claim শক্ত করে—Publication List, Writing Sample বা Portfolio। System নিষেধ করলে Extra File পাঠাবেন না।
| Control Field | যা লিখবেন |
|---|---|
| Document | Exact Official Name, Form/Version ও Applicant Category |
| Issuer | Applicant, University Registry, Referee, Employer, Doctor বা Testing Body |
| Format | Portal, Direct Referee Upload, Sealed Envelope, Original, Certified Copy বা PDF |
| Language | Accepted Language এবং Translation/Certification Rule |
| Deadline | Japan Standard Time, Destination এবং “Arrive by” নাকি “Send by” |
| Status | Requested, Received, Checked, Uploaded, Submitted ও Acknowledged |
Academic CV
CV-কে Evidence Map হিসেবে Design করুন—Biography নয়
Identity ও Target
Passport-consistent Full Name, Professional Email, Country, প্রাসঙ্গিক হলে ORCID/Portfolio এবং সংক্ষিপ্ত Research-interest Line। শুধু চাওয়া হলে Photo।
Education
Reverse Chronological Degree, Institution, Date, Major, Thesis Title ও Supervisor। GPA Scale অপরিচিত হলে সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা দিন; নিজে “Convert” করবেন না।
Research Experience
Question, Role, Method, Dataset/Fieldwork ও Verifiable Outcome। “Helped with research” দুর্বল; আপনি আসলে কী করেছেন লিখুন।
Output
Peer-reviewed Publication, Accepted Paper, Preprint, Conference, Thesis ও Other Work আলাদা করুন। একই Citation Style এবং সত্য Status Label ব্যবহার করুন।
Method, Language ও Test
Defend করতে পারেন এমন Method/Software, Evidence-সহ Language Level ও Test Date/Status। Skill Bar বা Unverified “Expert” নয়।
Award ও Relevant Work
Awarding Body, Year ও Selection Basis লিখুন। Corporate Résumé Copy না করে Employment-কে Proposed Research-এর সঙ্গে Link করুন।
Recommended Length: সাধারণত ১–২ পৃষ্ঠা; তবে Program Form বা Full Academic CV চাইলে Official Template-ই প্রাধান্য পাবে।
Recommendation Strategy
Job Title নয়, Evidence Quality দেখে Referee বাছুন
Academic Knowledge
Thesis Supervisor বা Instructor যিনি আপনার Research, Writing, Analysis বা Laboratory Work সরাসরি দেখেছেন।
Current Relevance
যিনি Proposed Field ও Degree-এর Readiness ব্যাখ্যা করতে পারেন—শুধু আপনি ভদ্র বা Class করতেন তা নয়।
Process Reliability
Required Form, Portal, Signature, Letterhead, Language ও Deadline অনুসরণে প্রস্তুত ব্যক্তি।
Strong Letter-এ থাকে Specific Observation: Task, Independence Level, Comparison Group, Challenge Handling, Research Behavior, Communication এবং Target Program Readiness। Applicant Fact ও Context দিতে পারেন; কিন্তু Institution স্পষ্টভাবে Draft অনুমতি না দিলে Confidential Letter নিজে লিখবেন বা বানাবেন না।
Referee Packet
সঠিক Letter লেখা সহজ করুন
- One-page Target Summary: University, Program, Degree, Intake ও JST Deadline
- Official Instruction, Form ও Submission Method
- Current Academic CV ও Transcript
- Research Proposal বা One-page Project Summary
- Referee-এর সঙ্গে করা Course/Project-এর Reminder
- Referee সরাসরি দেখেছেন এমন ৩–৫টি Factual Example
- প্রাসঙ্গিক হলে Draft SOP
- Portal-এর সঙ্গে হুবহু Applicant Name Spelling
Request Template
Subject: Recommendation request — [program] — deadline [date, JST]
Dear Professor [Name],
I am applying to [exact program] for [intake]. Because you supervised/taught me in [specific context], may I ask whether you would be comfortable writing a strong recommendation addressing my [research ability/academic preparation]?
The university requires [number/form/submission route], and the deadline is [date and time, JST]. I have attached the official instruction, my CV, transcript and a one-page research summary. Please feel free to decline if the timing or context is not suitable.
Thank you for considering my request.
Complete Portfolio
Evidence-room Structure
| Folder | Contents | Key Check |
|---|---|---|
| 00_Control | Requirement Matrix, Deadline, Portal Receipt | Correct Intake ও Guideline Version |
| 01_Identity | Passport Copy, Photo, Applicant Detail—যদি চায় | Name ও Date Consistency |
| 02_Academic | Degree, Expected-graduation Certificate, Transcript | Official Issuer ও সব Required Year |
| 03_Research | Proposal, Thesis Abstract, Writing Sample, Publication | Truthful Status ও Relevant Version |
| 04_CV_SOP | Academic CV, SOP, Program Form | সব Document-এর Claim মিলে |
| 05_Recommendations | Instruction ও Tracking; Confidential Letter Referee-এর কাছে থাকে | Correct Referee Route |
| 06_Language | IELTS, TOEFL, JLPT বা Medium-of-instruction Evidence | Validity ও Score-report Method |
| 07_Funding | Scholarship Form বা Sponsor Evidence—যদি চায় | Route-specific Rule |
| 08_Submitted | Final PDF ও Confirmation | কী পাঠিয়েছেন তার Immutable Record |
Consistency Audit
Submission-এর আগে দশটি Check
- Name, Birth Date, Institution Name ও Degree Date সব জায়গায় এক।
- Proposed Field, Question ও Supervisor Fit—CV, SOP, Proposal ও Email-এ Align করে।
- Publication Status Exact: Published, Accepted, Under Review বা Preprint।
- Unsupported GPA Conversion, Ranking, Award বা Language Claim নেই।
- প্রতিটি Translation Current Certification Rule মেনে চলে।
- Scan Complete, Upright, Readable এবং প্রাসঙ্গিক Seal/Back Page আছে।
- File Name Simple Latin Character ও Consistent Pattern-এ।
- PDF ঠিকমতো খোলে, Comment/Tracked Change নেই এবং Size Limit-এর মধ্যে।
- Referee যথেষ্ট আগে Final Deadline ও Submission Link পেয়েছেন।
- Portal Confirmation ও Submitted Version Archive করা হয়েছে।
MEXT 2027 ও Bangladesh
Route-specific Safeguard
- Embassy Recommendation-এ Current Embassy/Consulate Process ব্যবহার করুন; Japan-এর MEXT Office-এ সরাসরি Application Document পাঠাবেন না।
- MEXT 2027 Research Student Material-এ Application, Research Plan, Transcript, Degree Evidence, Recommendation ও Conditional Item আছে। পুরোনো Blog নয়, Current Checklist ব্যবহার করুন।
- Study in Japan-এর Current MEXT Page বলে Sample Recommendation Style একমাত্র গ্রহণযোগ্য Style নয়; তবু Local Mission-এর Delivery Instruction নিয়ন্ত্রণ করবে।
- Bengali Document-এর জন্য English/Japanese Translation, Certification, Original বা Sealed Copy দরকার কি না নিশ্চিত করুন।
- Bangladeshi Institution Name ও Degree Title—Issuing Document এবং Passport Spelling-এর সঙ্গে Consistent রাখুন।
100-point Portfolio Review
Evidence মিললে তবেই Submit করুন
Requirement Compliance · 30
Correct Route, Version, Format, Issuer ও Deadline।
Academic Credibility · 25
Accurate Achievement, Research Evidence ও Output।
Recommendation Quality · 20
Relevant Referee, Specific Evidence ও Reliable Submission।
Consistency · 15
Name, Date, Goal ও Claim পুরো Portfolio-তে মিলে।
Technical Quality · 10
Readable File, Safe Naming, Valid PDF ও Confirmation।
Submission Threshold: 90/100 এবং কোনো Required Item Missing নয়।
Official Verification
Source
Study in Japan — Graduate Schools: General Graduate Document ও Program-specific Variation।
Study in Japan — MEXT 2027 Embassy Recommendation: Current Route, Document ও Recommendation Sample।
MEXT — 2027 Research Students: Current Official Form ও Guideline।
The University of Osaka — International Graduate Guidance: AAD Document এবং Recommendation Letter লাগে না—এমন গুরুত্বপূর্ণ Example।
University of Tokyo T-cens — Recommendations: নির্দিষ্ট Course-এ দুইটি Recommendation-এর Example।
Student Guide to Japan 2025–2026: Document List, Translation Note ও Graduate Overview।
Graduate Pathway চালিয়ে যান
Program Fit, Proposal Rule ও Permitted Professor-contact Route নিশ্চিত করার পর Evidence Room তৈরি করুন।
Leave a Reply