AIC Japan Graduate Study · Communication Guide
জাপানি Professor-কে পেশাদারভাবে যোগাযোগ করুন—Application নিরাপদ রাখুন
সঠিক Supervisor শনাক্ত করা, Program-এর Contact Rule মেনে চলা, বিশ্বাসযোগ্য প্রথম Email লেখা এবং উত্তর না পেলে চাপ সৃষ্টি না করে পরবর্তী পদক্ষেপ নেওয়ার Evidence-led System।
আগে নির্দিষ্ট Program-এর বর্তমান Application Guideline পড়ুন। কোথাও আগে Supervisor Consent দরকার, কোথাও Osaka University-এর AAD-এর মতো Office-এর মাধ্যমে যোগাযোগ করতে হয়, আবার কোথাও Screening-এর আগে সরাসরি যোগাযোগ নিষিদ্ধ।
ধাপ ১ · Contact Model শনাক্ত করুন
তিনটি বৈধ Route—আপনার ক্ষেত্রে একটি প্রযোজ্য
A. Direct Contact প্রয়োজন
Program আপনাকে Prospective Supervisor-এর Consent, Informal Acceptance বা Letter নিতে বলে। নির্ধারিত সময়, Channel ও Evidence ঠিকভাবে অনুসরণ করুন।
B. Office-mediated Contact
আগে Graduate Office বা Admissions Assistance Desk-এ Document জমা দিতে হয়। Office অনুমতি বা পরিচয় করিয়ে দেওয়ার পরেই Professor-কে লিখুন।
C. Direct Contact নিষিদ্ধ
Fair Screening-এর জন্য Program কেন্দ্রীয়ভাবে আবেদন গ্রহণ করে। Faculty-এর কাছে Acceptance চাইবেন না; Portal বা নির্ধারিত Office ব্যবহার করুন।
Decision Checkpoint: Dated Guideline সংরক্ষণ করুন এবং আপনার Tracker-এ Route, Deadline, Required Document ও Approved Channel লিখে রাখুন।
ধাপ ২ · Research Fit প্রমাণ করুন
লেখার আগে সাতটি Check
Current Affiliation
Professor এখনও Target Graduate School-এ আছেন, আপনার Intake-এ Student নিচ্ছেন এবং Retirement বা Move-এর পরিকল্পনায় নেই—Official Page থেকে নিশ্চিত করুন।
Research Overlap
Lab Page এবং অন্তত দুটি Recent Paper পড়ুন। Question, Theory, Method, Population বা Dataset-এ সত্যিকারের Overlap নির্ধারণ করুন।
Program Eligibility
Degree, Language, Examination, Funding ও Prior-consent Rule দেখুন। ভালো Research Match Formal Ineligibility দূর করতে পারে না।
Supervision Capacity
“Accepting Students” তথ্য খুঁজুন। না থাকলে Availability ধরে না নিয়ে একটি ছোট Capacity Question করুন।
Laboratory Culture
Project, Member, Publication Pattern, Seminar, Equipment ও Collaboration দেখুন। Fit মানে Research কীভাবে বাস্তবে করা হয় সেটিও।
আপনার Contribution
আপনি কী আনছেন—Field Access, Language, Technical Method, Dataset, Professional Experience বা Tested Research Foundation—স্পষ্ট করুন।
Focused Question
একটি Feasible Research Question লিখুন। “I am interested in your research” যথেষ্ট নয়; আপনি কী Investigate করবেন এবং কেন এই Lab দরকার তা দেখান।
ধাপ ৩ · Message তৈরি করুন
Professor-friendly Email Anatomy
| অংশ | উদ্দেশ্য | Recommended Content |
|---|---|---|
| Subject | Relevance দৃশ্যমান করা | Prospective MSc/PhD applicant — [specific topic] — [intake] |
| Greeting | Professional Opening | Dear Professor [Family Name], |
| Identity | Context প্রতিষ্ঠা | এক Sentence-এ Degree, University, Country এবং Target Program/Intake। |
| Fit Evidence | Mass Email নয় প্রমাণ করা | একটি Recent Paper বা Project এবং আপনার Question-এর Exact Connection। |
| Research Direction | Readiness দেখানো | ২–৩ Sentence: Problem, Question, Method ও Intended Contribution। |
| Request | উত্তর সহজ করা | Topic Lab-এ Fit করে কি না এবং Intake-এ Supervise করবেন কি না জিজ্ঞাসা করুন। |
| Evidence | Claim সমর্থন | শুধু Permitted/Requested File: Concise CV, Proposal বা Concept Note, Transcript। |
| Close | সময়কে সম্মান | ধন্যবাদ, Formal Procedure অনুসরণের কথা এবং পূর্ণ Signature। |
Adaptable Template
সংক্ষিপ্ত প্রথম Email
Subject: Prospective PhD applicant — urban heat adaptation — October 2027
Dear Professor [Family Name],
My name is [Full Name], and I am completing an MSc in [Field] at [University, Country]. I plan to apply to the [exact program] for [intake]. I have checked the program guidance, which [permits/requires] contact with a prospective supervisor before application.
Your recent work on [specific paper/project] is closely connected to my research on [precise connection]. My proposed study asks [one-sentence question]. I plan to use [method/data] to examine [scope], with the aim of contributing [specific value].
May I ask whether this topic could fit your laboratory and whether you expect to supervise new [Master’s/PhD] students for [intake]? I have attached a two-page research concept and concise CV [only if permitted].
Thank you for your time. I will follow the graduate school’s formal application process and would appreciate any guidance you can provide.
Sincerely,
[Full name]
[Current institution] · Bangladesh
[Professional email] · [ORCID/portfolio if relevant]
Evidence Kit
Send চাপার আগে যা প্রস্তুত রাখবেন
দুই পৃষ্ঠার Concept Note
- Working Title ও Problem
- Research Question
- Short Literature Gap
- Method ও Feasible Scope
- কেন এই Laboratory
- Key Reference
Academic CV
- Education ও GPA Context
- Thesis ও Research Work
- Method ও Software
- Publication/Presentation
- Language ও Test Status
- চাওয়া না হলে Photo নয়
Clean File Practice
- নির্দেশ না থাকলে PDF
- Readable Filename
- ছোট Attachment Size
- ZIP Archive নয়
- Editable Certificate নয়
- Permission চাওয়া Cloud Link নয়
Follow-up Protocol
Professional Persistence, Pressure নয়
| পরিস্থিতি | Recommended Action |
|---|---|
| উত্তর নেই | ৭–১০ Business Day অপেক্ষা করে একই Thread-এ একটি সংক্ষিপ্ত Follow-up দিন। Japan Holiday, Conference ও Admissions Period বিবেচনা করুন। |
| তারপরও উত্তর নেই | Repeated Email বন্ধ করুন। Guideline অনুমতি দিলে Graduate Office-কে Procedure জিজ্ঞাসা করুন বা একবারে অন্য উপযুক্ত Professor-কে লিখুন। |
| Professor Decline করেন | একবার ধন্যবাদ দিন; Argument করবেন না। অন্য Faculty Suggest করলে আগে Fit ও Rule যাচাই করুন। |
| Professor আগ্রহ দেখান | সঠিক উত্তর দিন, Interview প্রস্তুতি নিন এবং Formal Next Step নিশ্চিত করুন। Interest/Consent নিজে Admission নয়। |
| Private Payment চান | Payment করবেন না। Official University Domain ও Admissions Office দিয়ে Verify করুন। Professor Admission বিক্রি করেন না। |
Self-review
Send করার আগে 100-point Score
Rules · 25
Correct Program, Route, Deadline ও Permitted Channel।
Research Fit · 30
Specific Recent Work, Genuine Overlap ও Feasible Question।
Credibility · 20
Accurate Background, Evidence, Clean Document, কোনো Exaggeration নয়।
Clarity · 15
Useful Subject, Short Paragraph, One Direct Request ও Error-free English।
Respect · 10
Correct Greeting, Reasonable Timing, Pressure নয় ও Professional Signature।
Send Threshold: 85/100. Rules Score 25-এর কম হলে পাঠাবেন না—Contact Route ভুল হতে পারে।
Bangladesh Applicant Notes
ছোট Detail যা Credibility বাড়ায়
- Interview Slot প্রস্তাবে Japan Standard Time ও Bangladesh Time—দুটিই লিখুন।
- Pending Degree Certificate, Transcript বা English Test-এর Status সঠিকভাবে ব্যাখ্যা করুন; অসম্ভব Date Promise করবেন না।
- Bangladesh Fieldwork হলে Access, Language, Ethics Approval, Safety ও Data-transfer Feasibility উল্লেখ করুন।
- Institutional বা Professional Email এবং Passport-এর সঙ্গে মিল থাকা স্থায়ী Latin-character Spelling ব্যবহার করুন।
- Agent-কে আপনার হয়ে Professor সেজে Correspondence করতে দেবেন না; প্রতিটি Sentence ও Attachment আপনাকেই Defend করতে হবে।
Official Verification
Source ও Current Example
Study in Japan — Graduate Schools: Advisor খোঁজা এবং Faculty-কে যোগাযোগে কী ব্যাখ্যা করতে হবে—Official Guidance।
The University of Osaka — International Graduate Application Guidance: Program-specific Rule ও Admissions Assistance Desk Route।
University of Tokyo IME Prospectus 2027: Office Instruction, One-by-one Contact ও Supervisor Acceptance-এর Example।
University of Tokyo Graduate School of Science: Application-এর আগে Prospective-supervisor Consent দরকার এমন Example।
University of Tokyo III/GSII: Formal Process-এর আগে Direct Contact নিষিদ্ধ—গুরুত্বপূর্ণ Counterexample।
researchmap: Researcher Discovery; Current Affiliation সবসময় Official University Page-এ Confirm করুন।
সম্পূর্ণ Graduate Application তৈরি করুন
সত্যিকারের Compatible Laboratory বাছুন, Proposal প্রস্তুত করুন, তারপর শুধুমাত্র Permitted Route-এ Faculty-কে যোগাযোগ করুন।
নিজের প্রোফাইলের সঙ্গে এই গাইড প্রয়োগ করতে সহায়তা দরকার?
Leave a Reply